Der Aufstieg der proaktiven Einhaltung von Rechtsvorschriften im Auftragnehmermanagement

Die Illusion der Kontrolle

Die Einhaltung von Vorschriften wird in vielen Industrieunternehmen als notwendiges Übel angesehen. Etwas, das getan werden muss, weil es gesetzlich vorgeschrieben ist, weil Audits es erzwingen und weil Geldstrafen und Bußgelder eine reale Gefahr darstellen. Doch wer genauer hinsieht, erkennt ein Problem, das tiefer geht. Die Realität ist, dass viele Unternehmen glauben, sie hätten die Einhaltung der Rechtsvorschriften im Griff, während sie in Wirklichkeit der Zeit hinterherhinken.

Auftragnehmer werden zu einem immer wichtigeren Faktor in der industriellen Produktion und Instandhaltung, aber sie stellen auch eine wachsende Quelle rechtlicher Risiken dar. Angesichts der Komplexität der Vorschriften, der Vielfalt der Vertragsparteien und des zunehmenden Widerstands der Auftragnehmer gegen strengere Compliance-Anforderungen laufen die Unternehmen Gefahr, den Überblick zu verlieren. Die Frage lautet nicht mehr: „Halten wir die Vorschriften ein?“, sondern: „Haben wir die Einhaltung der Vorschriften tatsächlich im Griff?“

Dieser Artikel wirft einen kritischen Blick auf die Art und Weise, wie Unternehmen die Einhaltung von Rechtsvorschriften im Auftragnehmermanagement handhaben. Warum versagen traditionelle Systeme? Wie kann Technologie die Einhaltung von Vorschriften von einer reaktiven Verpflichtung zu einem proaktiven und strategischen Vorteil machen?

Einhaltung der Vorschriften ist nicht gleichbedeutend mit Kontrolle

In vielen Unternehmen wird die Einhaltung der Rechtsvorschriften immer noch wie eine Checkliste behandelt. Dokumente werden gesammelt, Eintragungen werden abgehakt und Prüfungen werden bestanden. Was aber, wenn diese Audits nur die Spitze des Eisbergs aufdecken? Untersuchungen von Deloitte zeigen, dass mehr als 70 % der Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften als statischen Prozess betrachten, während sich die Vorschriften in Wirklichkeit ständig ändern und die rechtlichen Risiken dynamisch sind. Insbesondere für das Management von Auftragnehmern ist dies eine tickende Zeitbombe.

Probleme mit dem derzeitigen Ansatz

Momentaufnahme statt Echtzeit-Überwachung

Unternehmen führen zu bestimmten Zeitpunkten Compliance-Kontrollen durch, haben aber keinen kontinuierlichen Einblick in den Status ihrer Auftragnehmer.

Papierkram ohne Kontext

Viele Compliance-Dokumente werden gesammelt und gespeichert, aber nicht auf Muster oder risikoreiche Anomalien hin analysiert.

Widerstand von Auftragnehmern

Auftragnehmer sehen die Einhaltung von Vorschriften oft als Verwaltungsaufwand an und versuchen, sie zu minimieren, was letztlich die Kontrolle der Unternehmen über die Einhaltung der Vorschriften verringert.

Fall

Wie 1 Fehler eine ganze Fabrik lahmlegt

Bei einer Routineinspektion in einer europäischen Raffinerie wurde festgestellt, dass ein Auftragnehmer ohne die erforderliche ATEX-Zertifizierung an einer Hochdruckrohrleitung arbeitete. Was zunächst wie ein Schreibfehler aussah, entpuppte sich als tiefergehendes Problem: Drei Unterauftragnehmer hatten veraltete oder fehlende Zertifizierungen. Die Behörden erlaubten keine Ausnahme, so dass die Baustelle für 17 Tage geschlossen werden musste. Dies führte zu enormen finanziellen Verlusten, Lieferproblemen und einer Überprüfung des gesamten Compliance-Systems. Aus einem kleinen Versäumnis bei der Einhaltung der Vorschriften wurde eine Krise mit weitreichenden Folgen.

Die Folgen

Das Werk war 17 Tage lang außer Betrieb, was zu einem geschätzten Produktionsverlust von über 41 Millionen Euro führte.

Lieferanten und Kunden forderten eine Entschädigung für die Verzögerungen, was zu Vertragsstreitigkeiten und Rufschädigung führte.

Um die ins Stocken geratenen Arbeiten dennoch vorschriftsmäßig ausführen zu können, mussten Notfirmen hinzugezogen werden, was die Kosten weiter in die Höhe trieb.

Was ist hier schief gelaufen?

Die Einhaltung der Vorschriften wurde als einmaliger Vorgang behandelt, der zu überwachen ist, während die Zertifizierungen kontinuierlich überwacht werden sollten.

Es gab keinen Echtzeit-Überblick über den Konformitätsstatus von Unterauftragnehmern, so dass veraltete Zertifizierungen erst bemerkt wurden, als es zu spät war.

Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften durch die Auftragnehmer war auf mehrere Abteilungen verteilt, ohne dass es eine zentrale Aufsicht gab.

Der Übergang zu einer dynamischen, proaktiven Compliance

Die einzige Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften durch Auftragnehmer wirklich zu kontrollieren, besteht darin, von der statischen zur dynamischen Einhaltung der Vorschriften überzugehen. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr auf Audits oder Vorfälle warten, sondern kontinuierlich Echtzeitdaten zur Überwachung und Vorhersage des Compliance-Status nutzen.

Was beinhaltet die proaktive Einhaltung der Vorschriften?

Automatische Validierung und Überwachung: Anstatt nur Dokumente zu sammeln, werden Daten aus verschiedenen Quellen kontinuierlich überprüft. So sollte beispielsweise ein Auftragnehmer nicht nur über eine gültige Zertifizierung verfügen, sondern diese auch bei jedem Besuch vor Ort automatisch überprüft werden.

Risikobewertung von Auftragnehmern: Datenanalyse und maschinelles Lernen ermöglichen es Unternehmen, automatisch ein Risikoprofil für jeden Auftragnehmer zu erstellen. Dadurch können Auftragnehmer mit einem höheren Risikoprofil häufiger überwacht werden, während zuverlässige Partner weniger Verwaltungsaufwand haben.

KI-gestützte Compliance-Prognosen: Unternehmen können Algorithmen nutzen, um vorherzusagen, wo Compliance-Risiken auftreten werden. Dies kann auf der Grundlage von historischem Verhalten, sich ändernden Vorschriften oder betrieblichen Bedingungen erfolgen.

Warum der Widerstand von Auftragnehmern eine strategische Chance ist

Auftragnehmer beklagen sich häufig darüber, dass die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften immer strenger und komplexer werden. Dies führt zu Frustration, Verzögerungen und manchmal sogar zu Vertragsbrüchen.

Was aber, wenn dieser Widerstand in Wirklichkeit eine Chance ist? Unternehmen, die die Einhaltung von Vorschriften in einen Vorteil für die Zusammenarbeit und nicht in eine Verpflichtung verwandeln, werden langfristig gewinnen.

Wie Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften für Auftragnehmer attraktiv machen

Schnellerer Zugang für Auftragnehmer, die die Vorschriften einhalten

Durch die Digitalisierung der Einhaltung der Vorschriften und den schnelleren Zugang zu Projekten für Auftragnehmer, die die Vorschriften einhalten, ergeben sich für Unternehmen, die in die Einhaltung der Vorschriften investieren, wirtschaftliche Vorteile.

Gemeinsame Nutzung von Daten als Anreiz

Einige Unternehmen bieten Auftragnehmern Einblick in ihre eigenen Compliance-Daten und ihre Leistungen im Vergleich zur Konkurrenz. Dies schafft einen Anreiz, die Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.

Compliance als Wettbewerbsvorteil

Große Industrieunternehmen entscheiden sich zunehmend für Auftragnehmer, die nachweislich die Compliance einhalten. Indem sie die Einhaltung der Vorschriften einfacher und transparenter gestalten, können die Unternehmen ihre Auftragnehmer für künftige Projekte attraktiver machen.

Fakt

Laut einer McKinsey-Studie verzeichnen Unternehmen, die ihre Compliance digitalisieren, bis zu 40 % weniger Vertragsstreitigkeiten und eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit mit Auftragnehmern.

Warum die Dokumentenverwaltung ohne zentrale Verwaltung der Vertragspartner ein Risiko für die Einhaltung der Vorschriften darstellt

In vielen Unternehmen ist die Verwaltung von Pflichtdokumenten wie LIMOSA, DIMONA und A1-Formularen immer noch fragmentiert. Die Personalabteilung, die Rechtsabteilung und die operativen Teams arbeiten jeweils mit ihren eigenen Systemen, während die letztendliche Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften oft nicht klar definiert ist. Dies führt zu Situationen, in denen Auftragnehmer auf einer Baustelle ohne gültige Registrierung arbeiten, ohne dass dies jemandem auffällt – bis eine Inspektion oder ein Zwischenfall den Mangel aufdeckt.

Ein System zur Verwaltung von Auftragnehmern bietet eine Lösung, indem es die Dokumente zur Einhaltung der Vorschriften zentral verwaltet und dynamisch überwacht. Dadurch wird verhindert, dass Zertifizierungen nur während eines Audits oder einer Krise überprüft werden. Intelligente Systeme verknüpfen Daten aus verschiedenen Quellen, so dass Auftragnehmern nur dann Zugang zu einer Baustelle gewährt wird, wenn alle vorgeschriebenen Dokumente auf dem neuesten Stand und validiert sind. Damit wird die Einhaltung der Vorschriften von einer manuellen, fehleranfälligen Aufgabe zu einem automatisierten Prozess, der Risiken proaktiv beseitigt.

“Wir empfehlen Onyx One ohne jeden Zweifel weiter! Viele unserer Hausbauunternehmen arbeiten bereits mit dem System und das hat uns überzeugt. Wir sind mit der Plattform und mit der Zusammenarbeit zufrieden.”

Fons Huybrechts

Berater für betriebliche Prävention – Bayer Agriculture bv

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Diana De Peuter

Leiterin Finanzen und IT – Monument Chemical bv

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Luc Dejonghe
HSSE Manager  – Shell Catalysts & Technologies Belgium N.V.