Het gevaar van contractors als ‘black box’

In veel bedrijven worden aannemers gezien als een hulpmiddel om flexibel te blijven en expertise van buitenaf in te schakelen. Hoewel deze flexibiliteit essentieel is, leidt het vaak tot een groot probleem, onwetendheid. Bedrijven weten weinig over hun activiteiten, kwalificaties, naleving van regels en zelfs hun algehele prestaties. Dit gebrek aan inzicht kan de oorzaak zijn van grote risico’s en inefficiënties.

Anekdote
De gevolgen van onzichtbaarheid in een chemische fabriek

Een groot internationaal chemiebedrijf huurde een contractorfirma in om regelmatig onderhoud aan hun machines te verrichten. Ondanks een lange relatie met deze aannemer, bleek uit een veiligheidsaudit dat verschillende werknemers van de contractorfirma de veiligheidsrichtlijnen niet naleefden. Doordat het bedrijf geen zicht had op de werkmethoden van de aannemer, werden deze problemen pas ontdekt nadat bijna een ernstig ongeval had plaatsgevonden. Dit leidde niet alleen tot een tijdelijke stillegging van de productie, maar ook tot reputatieschade en hogere kosten om alle processen opnieuw te evalueren.

De risico’s van een ‘black box’ bij aannemersbeheer

1. Veiligheidsproblemen en compliance-risico’s
   Gebrek aan zichtbaarheid kan leiden tot grote veiligheidsproblemen, vooral in industrieën waar regelgeving en veiligheid cruciaal zijn, zoals de bouw, chemische en olie- en gasindustrie. Uit een studie van Verisk Analytics bleek dat meer dan 30% van de veiligheidsincidenten op bouwplaatsen gerelateerd waren aan aannemers die niet voldeden aan de veiligheidsvoorschriften.
2. Gebrek aan prestatie-inzichten
   Zonder regelmatige controle van aannemers is het lastig om te bepalen of zij hun werk goed doen. Een klant kan merken dat deadlines worden gemist of dat de kwaliteit van het werk achterblijft, maar heeft weinig informatie om actie te ondernemen. Dit leidt vaak tot hogere kosten, lagere productiviteit en gemiste kansen om processen te verbeteren.
3. Kostenoverschrijdingen en inefficiëntie
   Een gebrek aan inzicht in de manier waarop aannemers hun werk uitvoeren kan leiden tot onverwachte kosten. Aannemers kunnen inefficiënt werken, onnodige uren factureren of suboptimale methoden gebruiken zonder dat het bedrijf dit merkt. Dit resulteert vaak in onnodige uitgaven en vertragingen in projecten.

Best practice
Het belang van real-time monitoring

Een van de meest effectieve manieren om zichtbaarheid te vergroten, is door gebruik te maken van technologie voor real-time monitoring. Een goed voorbeeld hiervan is een toonaangevend energiebedrijf dat een speciaal platform implementeerde dat aannemers verplichtte om hun werkmethoden, certificeringen en veiligheidsrapportages continu bij te houden in een centrale database. Hierdoor kon het bedrijf in real-time zien welke aannemers aan de veiligheidsnormen voldeden en waar eventuele hiaten waren. Het resultaat? Een daling van 25% in veiligheidsincidenten binnen het eerste jaar na implementatie en een aanzienlijke verbetering in de communicatie met aannemers​​.

Feiten en cijfers
De impact van zichtbaarheid op prestaties

Naleving van voorschriften
Uit onderzoek door PwC blijkt dat bedrijven met een beter inzicht in de prestaties en compliance van hun aannemers een 40% hogere naleving van voorschriften ervaren. Dit vermindert niet alleen juridische risico’s, maar verhoogt ook de veiligheid op de werkplek.

Kostenbesparingen
McKinsey & Company rapporteerde dat bedrijven die gebruik maken van geavanceerde analysetools om aannemers te monitoren, gemiddeld 12% bespaarden op projectkosten door efficiëntere werkwijzen en betere controle over uren en materialen.

Snellere projectafronding
Uit een studie door KPMG bleek dat projecten waarbij aannemersbeheer proactief en zichtbaar werd aangepakt, gemiddeld 30% sneller werden afgerond, zonder verlies van kwaliteit of veiligheid.

Hoe kunt u deze ‘black box’ aanpakken?

1. Automatiseer aannemersbeheer
   Het gebruik van platforms die aannemersinformatie, certificeringen en prestaties in real-time bijhouden, zorgt voor constante zichtbaarheid. Dit voorkomt dat bedrijven afhankelijk zijn van periodieke audits, die slechts een momentopname van de situatie bieden.
2. Transparantie in contracten
   Zorg ervoor dat contracten met aannemers duidelijke vereisten bevatten voor het rapporteren van voortgang, veiligheidsnormen en andere belangrijke KPI’s. Dit voorkomt dat aannemers hun eigen regels volgen zonder toezicht van de opdrachtgever.
3. Regelmatige prestatie-evaluaties
   Stel een systeem in om aannemers niet alleen op output te evalueren, maar ook op hun naleving van processen, veiligheidsnormen en hun aanpak. Dit zorgt voor continue verbetering en voorkomt verrassingen op lange termijn.

Het vermijden van onzichtbaarheid is een investering die zichzelf terugbetaalt in betere resultaten, hogere kwaliteit en minder risico’s voor het bedrijf.

Together, we tackle the challenges of contractor management,
ensuring you have the support you need